E-arkivalier er data fra de IT-systemer, som myndighederne har brugt i deres sagsbehandling. E-arkivalier afleveres som en arkiveringsversion, dvs. et systemuafhængigt øjebliksbillede af data.
Arkivalierne er afleveret til Statens Arkiver som en digital kopi af myndighedernes data. Det kan fx være databaser i form af journalsystemer eller registre.
I starten af 1970'erne begyndte myndighederne at anvende IT-systemer til fx registrering af CPR-numre og opkrævning af kildeskat. Efterfølgende har anvendelsen af IT-systemer bredt sig til alle områder af den offentlige forvaltning. Statens Arkivers samling af e-arkivalier afspejler denne udvikling.
I dag har mange myndigheder indført fuld elektronisk sagsbehandling, således at der ikke bliver gemt nogen papirsag, men at sagerne udelukkende gemmes i en digital version.
Der findes overordnet tre typer e-arkivalier, som myndighederne har afleveret til Statens Arkiver nemlig journaler, registre og ESDH-systemer. Til alle tre typer er der knyttet dokumentation om systemerne.
Dokumentation om systemet: En beskrivelse af e-arkivaliet og de data, det indeholder. Er du i tvivl om, hvilket e-arkivalie, du skal bruge for at finde svaret på dit spørgsmål, kan det være en genvej at undersøge dokumentationen om systemet.
De e-arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver kan, når de er registreret, findes i arkivdatabasen, Daisy, ligesom Statens Arkivers øvrige arkivalier.
Bemærk, at der også findes andre former for elektroniske arkivalier. Dansk Data Arkiv opbevarer forskningsdata fra samfundsvidenskab, sundhedsvidenskab og historie.
Myndighedernes registre og journaler kan være vidt forskellige, afhængig af de systemer og programmer, som myndighederne har valgt at bruge. Når systemerne bliver afleveret til Statens Arkiver, sker det derimod i et format og i en struktur, som er systemuafhængig og ens for alle myndigheder.
Statens Arkiver skal bevare arkivalierne og kunne sikre, at de både kan bruges og læses af eftertiden. Vi har derfor valgt at standardisere afleveringsformen, fordi det på langt sigt vil være umuligt at købe, vedligeholde og opdatere alle de forskellige typer programmer og hardware.
Det betyder at den version, som du får stillet til rådighed, ikke ser ud som det skærmbillede, man oprindeligt brugte hos myndigheden. Men indhold og data vil være det samme.
Alle e-arkivalier er bygget op af de samme dele, nemlig:
I Daisy kan du se, at et e-arkivalie dækker en bestemt periode fx 1985-90. Er der tale om en e-journal, kan perioden afspejle en journalperiode hos myndigheden. Er der tale om et e-register kan perioden afspejle, hvornår data er blevet registreret i registret.
Men indholdet i arkivaliet kan rent faktisk godt strække sig ud over denne periode:
Data i myndighedernes IT-systemer opdateres løbende, mens systemerne er i brug. Når der trækkes data ud af systemet til arkivering sker det derfor som et øjebliksbillede af data på et givent tidspunkt.
De data, der er udtrukket af systemet og afleveret til Statens Arkiver, kaldes for en arkiveringsversion. Der rettes, ændres eller slettes ikke i arkiveringsversioner.
Der findes forskellige udtræksformer for de tre typer af e-arkivalier:
