Data fra it-systemer, som Statens Arkiver har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) ca. en gang hvert 5. år.
Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelsesform.
Der er for hvert ministerieområde indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse for hvert ministerieområde.
Alle arkiveringsversioner skal efter 31.12.2011 afleveres bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Myndigheder, som har opnået dispensation fra Rigsarkivaren, kan dog forsat anvende den tidligere bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004.
(må kun anvendes såfremt, der er givet dispensation for den pågældende arkiveringsversion)
