Kommunale og regionale myndigheder må ikke kassere papirarkivalier uden bemyndigelse fra Statens Arkiver.
Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om bevaring og kassation af offentlige arkivalier jf. arkivbekendtgørelsens § 5. På det kommunale/regionale område fastsættes bestemmelserne efter drøftelse med de kommunale/regionale parter.
Statens Arkiver har i samarbejde med Kommunernes Landsforening udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle kommuner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug. Det står kommunerne frit for at bevare flere arkivalier end dem, der i bestemmelserne er bestemt til bevaring.
Derudover findes der følgende vejledninger til kommunernes papirarkivalier før 2007:
For institutioner, som kommunerne har overtaget fra amterne, gælder nedenstående bestemmelser forsat:
Statens Arkiver har i samarbejde med Danske Regioner udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til regionerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle regioner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.
Kommuner og regioner skal sikre, at arkivalier, som er bestemt til kassation, altid destrueres på betryggende vis. Det fremgår af arkivbekendtgørelsens § 7, stk. 2. Hvis kommunen/regionen træffer aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding, skal den sikre sig, at transporten foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.
