Arkivmæssige hensyn - it-systemer

Kommuner og regioner skal varetage arkivmæssige hensyn i brugen af it-systemer, så aflevering af en arkiveringsversion (kopi) af data fra systemerne ikke giver anledning til problemer.

Varetagelse af arkivmæssige forhold betyder, at myndighederne skal sørge for, at følgende forhold er i orden, hvad angår it-systemer:

• Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  
  
• Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l.
  
  
• Arkivalier, der er lagret på elektroniske medier, skal bevares således, at de kan afleveres til Statens Arkiver eller andet offentlig arkiv.

Lovgivning

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §§1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

Statens Arkiver skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt over for Statens Arkiver i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

Vejledninger

Statens Arkiver har følgende vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn for it-systemer:

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn - en vejledning til kommunale myndigheder. Statens Arkiver, september 2005

 

Du kan også hente gode råd om arkivering på Kommunernes Landsforenings hjemmeside om "Arkivering og arkiver":

KLs hjemmeside om "Arkivering og arkiver"